「内定辞退の電話はどのように伝えればいいの？」
「電話する時間帯はいつぐらいがいいのか分からない」
就活や転職活動をしていると、複数の企業から内定をもらうというケースもよくありますが、その場合には選んだ1社以外には、内定辞退することになります。
企業側としては、内定を出した時点で入社することを全体にいろいろな準備をしていますので、もし辞退するのであればなるべく早い段階で連絡をするようにしましょう。
また、メールか電話で悩む人もいらっしゃると思いますが、一般的に「電話」で連絡するのがマナーです。
この記事では、内定辞退を電話でするときに注意点や例文などを分かりやすくまとめながら解説していきます。
目次
内定辞退を電話で伝えるときのポイント
まずは、電話で内定辞退するときに大切なポイントから見ていきましょう。
1：内定辞退の電話はすばやく
内定辞退をすることは決して悪いことではありません。
ですが、企業側も書類選考や面接などでコストをかけたりしていますので、そう簡単に納得してもらうことは難しいです。
時間が経つほど企業としても納得しにくくなりますので、できるだけすばやく連絡をすることが重要です。
内定承諾書を出してしまった後でも辞退することはできます。 なぜなら、内定承諾書には法的な拘束力がありません。
ですがその場合も、入社日の2週間以上前に連絡をすることで辞退することは可能です。
2：内定辞退の電話をする時間帯はいつ？
電話で内定辞退を伝えたいけれど、どの時間帯に連絡すればいいのか分からない…と悩んでいるうちに時間だけが過ぎてしまうという人も少なくありません。
時間帯は、企業の職種や業種などから忙しい時間帯を避ければとくに問題はありません。
一般的な企業で営業時間が8時～17時の場合は、午前10時～12時まで、午後14時～16時くらいまでを目安にしましょう。
お昼休みなどの休憩時間に連絡することを考える人もいると思いますが、食事を外で食べている人だと連絡が取れません。
他にも始業・終業直前も忙しいので迷惑になってしまいます。
また、上記時間帯に電話をしても担当者が不在という場合には、担当者が戻ってくる時間帯を聞いておき、もう一度あなたから連絡をするようにしましょう。
内定辞退をするという連絡になるので、企業側から連絡してもらうのではなく、あなた自身から連絡することが大切です。
3：内定辞退は「電話」と「メール」どっち？
内定を辞退するときの連絡手段としては、次の方法があります。
☑ メール
どちらで連絡をするべきか、それとも両方行った方がいいのか迷いますよね。
ですが、この場合の正解は【電話】です。
内定辞退は先ほどもお話したようになるべく早く連絡することが重要です。
電話なら、その場ですぐにでも連絡することができます。
「メールもすばやく伝えられるけど・・・」
と思われるかもしれませんが、メールは電話とは異なり一方的な連絡手段になりますよね。
担当者からは、常識がない人間というようにとらえられてしまうかもしれませんので、基本的には電話が良いでしょう。
ただし、電話で内定辞退の連絡をした後にメールでさらにお詫びの一言を伝えるのはより丁寧で誠実さも感じられるので高評価になります。
今回は辞退するにしても、もしかしたら今後その企業にお世話になる可能性もあるわけですから、なるべく丁寧で好印象のまま辞退するにこしたことはありません。
4：内定辞退の理由もきちんと伝える
電話で内定辞退の連絡をするときには「どのように伝えればいいのかな？」と不安もありますよね。
ですが、基本的には「大変申し訳ありませんが、このたびの内定は辞退させていただきたく思います。」と伝えればOKです。
もちろん、企業によっては「分かりました」で終わるケースもあれば、「その理由をお聞かせいただけますか？」というように理由について質問をされるケースもあります。
この例文はこの後で紹介しますが、絶対に言ってはいけない理由としては、
●休日が少ないから
●ステータスにならない・なる
などの言葉は企業側からすればあまり良く思われませんよね。
もちろん嘘が一番のNGになるのですが、他の言い方や理由を考えるようにしましょう。
内定辞退を電話でするときの例文
ここからは、内定辞退を電話でするときの例文についてもご紹介していきます。
100％この通りに担当が切り替えしてくるわけではありませんが、大まかな流れを掴むためにも参考にしてみてください。
あなた：お世話になっております。○○（学校名）の○○（名前）と申します。お忙しいところ恐縮ですが、採用担当者の○○様はご在籍でしょうか？？
企業事務員：少々お待ちください。
採用担当者：お電話変わりました。○○です。
あなた：内定通知を先日いただきました○○（名前）と申します。今お時間はよろしいでしょうか？
採用担当者：はい。大丈夫です。
あなた：先日は、採用内定の通知をいただきありがとうございます。大変申し上げにくいのですが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
採用担当者：そうですか。大変残念ですが、その理由を差し支えなければ教えていただけますか？
あなた：誠に身勝手な理由ではございますが、自分の適正を慎重に考えた結果、別の会社への入社を決断しました。
採用担当者：：しっかりと判断してからの結果なのですね。とても残念ですが承りました。ご連絡ありがとうございます。
あなた：本来なら直接お伺いするところですが、取り急ぎお電話でご連絡になってしまったことも重ねてお詫び申し上げます。
このたびは、お忙しいところ大切な時間をいただきありがとうございました。失礼いたします。
理由を聞かれた場合には、このような感じで辞退することができます。
もちろん、電話で連絡をして担当者に聞かれない場合には、こちらから伝える必要はありません。
電話で内定を辞退するときのポイントのおさらい
文章にすると長くなってしまいましたが、大まかな流れは次のようになります。
2：挨拶をする
3：担当者の方に取り次ぎをしてもらう
4：担当者が電話に出たら、もう一度学校名と名前を伝える
5：時間があるのか確認する
6：辞退する旨を報告する
7：謝罪をしてから理由を答える。
8：再度謝罪をしてから電話をきる
このような流れになります。
もし、担当者が外出中だった場合は、いつ戻ってくるのかも確認しておくようにしましょう。
会社側としても、小まめに連絡をされるのは迷惑ですからね。
内定辞退の理由について
先ほどの例文では、「適正が合わない」ということにしましたが、他にもいろいろな理由も考えられます。
例えば、
●他社で就職が決まった
●一身上の都合
などがあります。
他社の場合は会社名を聞かれるケースも稀にありますが、無理に応える必要はありません。
その場合には、業界や職種などを伝えれば十分です。
一身上の都合というのは、よく合う断り方の1つではあるものの、これだけでは企業も納得してくれないケースもあります。
企業も、あなた一人に対して面接や書類選考などでお金を使っていますので、しっかり納得できる理由を探す方が良いでしょう。
この場合は、どこまで理由を伝えるのかを考えておくのがおすすめです。
内定辞退の電話をしたら引き留められた場合は？
あまりないのですが、先ほどのように伝えたにもかかわらず、「まだ判断するのは早いのでは？」というように引き留められて、企業に出向くというケースもあります。
直接会ってしまうと、電話以上に強く引き止められる可能性がありますので、実際に会ってしまって断り自信がない場合は電話内で訪問についても丁寧に断るようにしましょう。
また、このような事態になることが面倒・交渉事が苦手という人は、転職エージェントや就職支援サービスなどの利用もおすすめです。
なぜなら、担当アドバイザーの方が辞退する旨をあなたの代わりに会社に伝えてくれますから、あなたから企業に何かを伝える必要がありません。
転職エージェントは使わない方が良いという人もいますので、気になる方は下記ページをご覧ください。
さいごに
複数の会社から内定をもらったときには、入社を決めた1社以外にはできるだけ早く企業に辞退することを伝えることがとても大切です。
その際の連絡手段は「電話」がおすすめです。
電話ならいつでもすぐに連絡をすることができるうえに、相手との会話を聞きながら対応することもできます。
また、辞退することを承諾してもらった後にメールでも一言感謝とお詫びの気持ちを伝えておくと、誠実さも伝わります。
企業側は、あなたを選ぶために担当者の時間とお金を使って内定を出しています。
そういった企業側の裏の事情などもしっかり理解したうえで、丁寧に辞退する旨を伝えるようにしてみてくださいね。
